怎么组织会议(如何组织一场高效的线上会议)

作者：戴维·布尔库什(David Burkus)

来源：《远程工作法》 中信出版集团2021年12月出版

疫情的发展，使得我们的工作生活方式乃至商业模式随之变化，许多线下会议也都转为了线上，诸如腾讯会议等线上会议软件的用户呈几何倍数增长。

在许多公司，线上会议通常是领导者非常担心的事情之一，甚至很多公司的领导者听到最多的就是“线上会议没什么用”。

但公平地说，面对面的线下会议也收效甚微。

会议时间太长，PPT资料过于繁多，发言人讲话没有重点，与会者参与感不强，每次会议结束都没有解决实际问题等等，以上这些是很多人不喜欢开会的原因。

显然开会这件事情不会立即消失，人们还是认可举办会议的价值和必要，只是在会议的执行过程中，所有这些价值似乎都消失了。

在线上会议中，无效会议的弊端更加明显，如果员工开完会后觉得“整场会完全可以用一封电子邮件解决”，那么完全可以判定这是一场浪费大家时间的无效会议，也会影响参会人员对整个团队的看法。

因此，我们有必要去了解如何规划、开展一场有效的线上会议，并且合理地计划、组织，以及跟进会议。

　8个步骤组织高效的线上会议

以下便是组织完美线上会议的8个步骤，无论是团队的第1次线上会议，还是第47次，你都可以参考它。

1. 带着目标去规划。

“定期开会的时间到了”并不是一个开会的充足理由，你还是要提前通知团队成员开会事项。正确的目标会让规划过程更顺利，因为参会者能对将要讨论的内容有真切的期望，并可以进行相应的规划。

召开会议的其他可行理由还包括：对某个问题展开讨论、提出想法、做出决定，或者实时协作完成一份文件。每次会议只针对一个目标，如果问题不止一个，你就该考虑组织两次会议，即使在同一天也无妨。

2. 精简参会人员。

不是团队中的每个人都要出席所有会议，你每次发出会议邀请，其实都会妨碍他们处理真正想做的工作。请记住，1小时的9人会议的成本不是1个小时，而是9个小时。随着会议人数的增加，会议的有效性通常会下降。所以你要明智地利用员工的时间，参会者名单越短越好。

3. 制定合理的议程。

每次会议都应该准备一份议程，而且要正确合理。研究表明，仅有议程并不会改变任何人对会议有效性的看法，重要的是议程内容是否合理，以及会议是否按照议程举行。

同时，议程不要使用太抽象的标题，而是用问题的方式呈现。例如，将“营销问题”改为“如何在减少广告预算的同时保持收益不变?”，或者是把“随便聊聊”改为“有哪些重要的信息需要分享?”。

问题式标题有两个好处。第一，当你提前发布议程时，人们就有了相应的情绪基调。第二，问题式标题可以让每个人都清楚会议是否真的有效。如果问题得到了解决，那就是一次真实有效的会议。

4. 提前10分钟开启会议通道。

善用会前时间有助于提升团队关系。线下会议中，关系的建立可能是因为参会者能一起从工位走到会议室，也可能是因为他们提前到会议室聊天。而在线上，如果你准时开始会议，就无形中剥夺了团队的社交时间。所以提前10分钟开启会议通道，并告知团队可以随时进入。在这10分钟，你还可以问一些问题，鼓励参会者分享现实经历。

5. 利用会议记录。

每次开会应该指派一位记录者来记录会议的讨论内容。尤其要记录下之前没发现的问题、新的想法和决策，以及相应的解决措施。谁在哪个时间点说了什么并不重要，重要的是要记录下参会者提出了什么想法，以及谁承诺对这些想法采取什么行动。

6. 不要离题。

随着会议的进行，一定要保证讨论不要离题，并坚持执行计划好的时间分配。一旦你稍不注意，那些在谈话中占据主导地位的过度分享者就会让讨论迅速跑题;还有些假装问问题，但实际上只是想秀出长篇大论的人也会让会议跑偏。

会议安排有着明确目的，因此你要打断他们，让他们克制自己的分享欲。如果有人迟到了，你也不需要浪费时间重复介绍之前讨论的内容。他们有会议议程，也可以随时观看会议回放或阅读会议记录。

7. 结束时进行总结。

随着会议接近尾声，你要及时拉回所有人的注意力，并快速总结会议内容。如有需要，你可以让指定的记录者回顾会议记录，或者简单地捋一遍议程中的问题，并询问每个人是否已经得到了答案。最后，确认需要跟进的员工是否理解。如果可能的话，最好敲定每个行动方案的提交时间。

8. 别急着关闭会议通道。

按时或提前结束会议，但不要立即关闭会议通道。就像你提前几分钟开启会议一样，结束会议后一样可以让人们继续进行交流。如果你是线上会议的“主持人”，你可能必须等到所有人都离开会议;但如果你需要专注于其他事务，你可以选择静音并关闭摄像头。

另外，会后一定要发送会议记录，或者让人们知道如果错过了会议，可以在哪里观看或收听回放。你也可以向团队成员询问会议反馈，这样可以帮助你根据他们的喜好做出调整，以此改善下一次会议。

　　改进线上会议的6个小建议

如果遵循了上述步骤，你的会前时间和会后的很长一段时间，都会被员工认为是有价值的。不过这里还有一些小建议，可以帮助你更有效地规划和组织线上会议。

1. 控制发言时间

所有会议真正有价值的地方都在讨论过程中显现，线上会议尤其如此。一个人演讲的时间过长，会让团队成员对会议抱有随意、轻视的态度，然后退出去做一些真正的工作，或者去玩手机。因此即使需要发言，你也要鼓励发言人不时停下来提问，进行简短的讨论，以重新吸引听众的注意力。

2. 鼓励交流时互提姓名

说到吸引注意力，没有什么比听到自己的名字更能吸引人了。叫名字可以吸引那些还没有参与到谈话中的人，让他们感到自己被重视。但同样要立好规矩，让每个人在说话之前都先自报家门(如“我是XX，我们来聊聊……”)。这样有助于让发言者有存在感，并让听众清晰明了，还能让你更容易从参会者中找出谁在发言。

3. 从积极的事情开始讨论

开会和很多事情一样，都会受到第一印象的影响，最先提到的事情更容易被记住。被记住的不仅有内容，还有情绪。因此以积极的态度开始，人们就会记住这是一次积极的会议。事实上甚至有研究表明，会议也有传染效应，也就是说，如果团队的领导者一开始就带着正能量，那么随着时间的推移，这种正能量和积极情绪也会传染给团队的其他成员。

4. 适当休息

以视频会议为例，斯坦福大学开展的一项研究发现，视频会议会扰乱我们的个人空间感，甚至引发恐慌反应。在视频会议中，我们认为的某人在个人空间中的占比，很大程度上取决于他在屏幕上的脸的大小。大脸会让人觉得别人离得很近，甚至会让参与者产生类似于“打还是跑”的应激反应。而满屏小脸看起来就像远处的人群，而且全都在盯着自己。这两种情况对我们的大脑来说都不是那么舒服。

因此，在长时间的会议中，需要频繁的休息来舒展身体、放松眼睛，或者分割屏幕，加入幻灯片和其他刺激大脑的视觉元素，这些都有助于减少视频疲劳。

5. 拆分团队

如果你的团队太大，所有人都要参加线上会议，可以考虑留出时间进行分会场讨论。这样可以提高每个人的参与度，防止过度分享者主导谈话。只要你能够提纲挈领，注意到每个分会场里的宝贵想法，并带回主会场集中讨论即可。

6. 利用聊天对话框

理想情况下，对话框里的讨论和滚动留言应该越少越好，以便参会者专注于会议。但总有一些时候，有人需要向主持人发送简讯、即时共享资源，或者解释他们不得不临时退出的原因。上述情况最好能在聊天对话框中说明，而不是打断讨论进程。

将这6个小建议与之前的8个步骤相结合，你就可以利用线上会议挖掘出团队中每个人的奇思妙想，而不是让他们觉得只需要一封电子邮件就能解决问题。

　《远程工作法》

　　[美]戴维·布尔库什(David Burkus) 著

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